Pour pouvoir utiliser Paperbox correctement, il est essentiel de connecter les bonnes boîtes mail. Cet article décrit toutes les étapes à suivre pour connecter Microsoft Outlook de manière appropriée.
Avant de commencer la configuration, il est important d’identifier la personne dans votre organisation qui dispose de l’accès administrateur à Microsoft Entra. Toutes les personnes n’ont pas accès à toutes les boîtes mail, il est donc essentiel de trouver la bonne personne et de parcourir ensemble les étapes suivantes.
❗️ L’accès administrateur à Microsoft Entra est souvent détenu par l’équipe IT ou un partenaire IT externe. Assurez-vous de vérifier cela en interne, car sans cet accès, la connexion ne pourra pas être établie.
Si vous avez vous-même accès ou si vous avez identifié la bonne personne, vous pouvez — seul(e) ou en réunion avec un membre de l’équipe Paperbox — suivre les étapes suivantes pour établir la connexion.
Accédez aux paramètres de votre espace de travail via le menu en haut à droite (photo de profil).
Dans les paramètres de l’espace de travail, cliquez sur l’icône des connecteurs dans le menu à gauche.
Cliquez sur "Créer un connecteur" pour ajouter une nouvelle connexion.
Donnez un nom à votre connecteur, par exemple Microsoft, et sélectionnez Microsoft 365 AD comme type dans la liste. Ensuite, cliquez sur Enregistrer les modifications, puis sur le bouton Se connecter à Microsoft 365.
Cliquez sur ce bouton et connectez-vous avec les bons identifiants.
Après la connexion, il se peut que vous deviez autoriser Paperbox comme application.
Une fois la connexion avec Microsoft établie avec succès, vous serez redirigé vers Paperbox. Le bouton devrait maintenant indiquer Connecté à Paperbox. Cliquez sur "Enregistrer les modifications" en haut à droite pour sauvegarder la connexion.
⚠️ L’apparition des données peut prendre quelques minutes, car la connexion se met en place en arrière-plan.
Une fois connecté, de nouvelles options apparaîtront en bas de la page. Vous pouvez y configurer les règles suivantes :
Règles sortantes : Pour chaque action dans Paperbox (Approuver, Renvoyer, Supprimer), vous déterminez où les e-mails doivent être placés.
Par défaut, les options sont : Archive, Boîte de réception, un dossier spécifique ou Éléments supprimés (dans cet ordre selon l’action).
Règles entrantes :Ici, vous définissez dans quelle boîte Paperbox les e-mails doivent arriver. Dans Paperbox, vous pouvez avoir des boîtes comme Sinistres, Production, Scan-Sinistres, etc.
Pour chaque adresse e-mail connectée, vous choisissez une boîte via le champ Target Inbox. Les champs Tag et Type de document peuvent rester vides.
Si le dossier de renvoi (bounce folder) est le même que le dossier d’arrivée (inflow folder, par ex. Boîte de réception), alors les e-mails renvoyés seront marqués comme "lus" et ne seront plus traités par Paperbox.
💡 Astuce : l’utilisateur peut les remettre manuellement en "non lus" afin qu’ils soient à nouveau pris en charge par Paperbox.
Le connecteur peut être mis sur Actif si vous souhaitez commencer immédiatement. Sinon, vous pouvez d’abord valider la configuration avec un membre de l’équipe Paperbox.
Enregistrez les modifications via le bouton "Enregistrer les modifications" en haut à droite, et c’est tout ! Vous êtes prêt(e) à commencer le traitement des e-mails dans Paperbox.
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