Avant de commencer avec ce guide, vérifiez si vous avez déjà configuré une connexion Microsoft 365. Sinon, vous pouvez suivre ce guide pour apprendre comment le faire.
Ajouter des boîtes mail
Une fois le connecteur Microsoft ouvert, de nouvelles options apparaissent en bas de l’écran. Cliquez sur « Modifier les boîtes mail connectées ».
Sélectionnez les boîtes mail que vous souhaitez lire, par exemple celles d’un utilisateur spécifique ou d’une boîte partagée.
Ensuite, cliquez sur « Confirmer ».
Configurer les règles d’entrée
1. Créez une règle d’entrée
Déterminez dans quelle Inbox Paperbox les e-mails doivent arriver.
Dans Paperbox, vous pouvez avoir par exemple Sinistres, Production, Scan-Sinistres, etc. Pour chaque adresse e-mail connectée, vous pouvez définir la boîte cible via Target Inbox.
Pour les boîtes mail personnelles, activez Inflow Filtering.
Cela permet d’exclure les e-mails internes ou ceux ne provenant pas de clients, compagnies, experts ou avocats.
Options supplémentaires :
Document Type → Importer tous les e-mails sous un type de document spécifique.
Tag → Ajouter un tag à l’e-mail.
Metadata Types → Ajouter des métadonnées internes destinées au traitement, à la différenciation de flux ou aux intégrations avec les systèmes d’orchestration et cibles.
2. Définissez une date de début
Vous pouvez indiquer à partir de quand la boîte mail doit être lue via « Traiter les e-mails à partir de ». La lecture se base sur la date de réception du mail.
Par exemple, si vous définissez la date du jour, Paperbox ne traitera que les e-mails reçus aujourd’hui.
🛑 Paperbox ne se base pas sur le statut lu/non lu. Le système utilise un marqueur interne caché. Une fois qu’un e-mail est traité, il ne peut pas être retraité, sauf s’il est déplacé vers un autre dossier surveillé par Paperbox.
3. Activez votre nouvelle règle
La règle doit être activée si vous souhaitez commencer à lire ce dossier. Vous pouvez également la coordonner avec un membre de l’équipe Paperbox avant activation.
4. Retraiter des e-mails
Pour retraiter un e-mail, déplacez-le vers un autre dossier. Paperbox le considérera comme nouveau et appliquera à nouveau la règle d’importation.
Exemples d’utilisation :
Si un e-mail renvoyé est déplacé vers un autre dossier que celui lu par Paperbox (par ex. Boîte de réception), vous pouvez le retraiter en le ramenant dans la Boîte de réception.
Si l’e-mail renvoyé est déplacé vers un dossier déjà lu par Paperbox (ex. retour vers Boîte de réception), vous devez configurer un dossier supplémentaire (par ex. « Retraiter via Paperbox ») pour le retraiter.
Configurer le flux sortant
Paperbox peut également exécuter des actions liées à votre boîte mail, en plus des intégrations avec des systèmes cibles tels que Brio ou Salesforce.
🛑 Seuls les e-mails lus par le connecteur Microsoft 365 de Paperbox sont pris en compte dans la configuration du flux sortant. Les téléchargements manuels ou les e-mails provenant d’autres sources ne sont pas affectés.
Destinations par défaut
Pour chaque action dans Paperbox (Approuver, Renvoyer, Supprimer), vous définissez la destination du mail dans votre boîte Outlook.
Par défaut, cela peut être Archives, Boîte de réception, ou Éléments supprimés (dans cet ordre).
Si le dossier de rebond est le même que le dossier d’entrée (ex. Boîte de réception), les e-mails renvoyés seront marqués comme lus et ne seront plus retraités par Paperbox.
Règles sortantes spécifiques
Pour chaque action et type de document, vous pouvez définir une règle spécifique.
Par exemple : transférer automatiquement un e-mail vers une adresse précise.
Configuration:
Accédez à Outflow Mapping → Ajouter une règle sortante.
Choisissez une Inbox.
(Optionnel) Sélectionnez un type de document.
Sélectionnez une action (Approuver, Supprimer ou Renvoyer).Choisissez un dossier de destination dans votre boîte mail.
(Optionnel) Ajoutez des adresses e-mail pour le transfert automatique.
Exemples:
Exemple 1 – Déplacer un e-mail vers un dossier
Document Type: /
Action: Supprimer
Destination Folder: « Éléments supprimés »
Forward To: /
Exemple 2 – Transférer lors d’une action de renvoi
Document Type: /
Action: Renvoyer
Destination Folder: /
Forward To: [email protected]
🛑 Si aucun flux sortant n’est configuré, Paperbox n’effectuera aucune action depuis votre boîte mail.
Catégories d’e-mails
Vous pouvez attribuer une catégorie à un e-mail selon l’action effectuée dans Paperbox. Cela permet d’améliorer la visibilité dans votre boîte mail sur les e-mails traités et leur statut.
Catégories disponibles
Approuver
Supprimer
Renvoyer
Affichage dans Outlook
Le format commence par une icône Paperbox 📨 suivie d’un statut :
Approuvé, Supprimé ou Renvoyé — dans la langue configurée pour votre environnement Paperbox.
Exemples :
📨 Approved (anglais)
📨 Approuvé (français)
Les e-mails automatiquement renvoyés recevront la catégorie « 📨 Renvoyé », ainsi qu’une seconde catégorie indiquant la raison.
Exemple par Outlook
En résumé
Il existe plusieurs configurations possibles pour optimiser l’interaction entre votre boîte mail et votre équipe via Paperbox.
Besoin d’aide ?
Si vous rencontrez un problème ou si quelque chose ne fonctionne pas correctement, contactez-nous à 📧 [email protected] ou cliquez sur la bulle d’assistance en bas à droite de l’écran.