Wanneer een document binnenkomt in Paperbox — of het nu een e-mail, een PDF of een gescande brief is — moet het worden gekoppeld aan het juiste dossier. Automatisch koppelen doet dit voor u, zonder manuele tussenkomst.

Paperbox leest alles wat beschikbaar is in het document: de onderwerpregel en het e-mailbericht, en de inhoud van eventuele bijlagen. Voor gescande documenten of losse PDF's zonder e-mail extraheert Paperbox de tekst rechtstreeks uit de pagina's. Uit alles wat gelezen wordt, haalt het systeem alles op wat een dossier kan identificeren: namen, polisnummers, schadenummers, nummerplaten en meer. Vervolgens wordt dit alles tegelijkertijd doorzocht in uw stamgegevens.

Hoe meer aanwijzingen naar hetzelfde dossier wijzen, hoe zekerder het systeem wordt. Een document dat zowel een polisnummer als een klantnaam bevat die overeenkomen met hetzelfde dossier, is veel sterker bewijs dan slechts één van de twee.

Als één dossier duidelijk boven alle andere uitsteekt, koppelt Paperbox het document automatisch met hoge betrouwbaarheid. U hoeft niets te doen.

Soms zien meerdere dossiers eruit als een mogelijke match. In dat geval beoordeelt een AI-beoordelaar het document en de kandidaten, en neemt een beslissing op basis van de volledige context van het document — zoals een ervaren collega dat zou doen. Als hij tot een zekere conclusie komt, wordt het document gekoppeld.

Als Paperbox geen passend dossier kan identificeren — omdat er niets gevonden werd of omdat de AI-beoordelaar niet voldoende zeker was — wordt het document gemarkeerd voor manuele verwerking. U kunt altijd precies zien wat er gezocht werd en waarom er geen koppeling werd gemaakt.

Elke koppelbeslissing wordt vergezeld van een duidelijke uitleg: welke informatie er werd gevonden, aan welk dossier het werd gekoppeld en hoe betrouwbaar het systeem is. Dit is rechtstreeks zichtbaar in de Paperbox-interface.