Het gebeurt vaak dat eenzelfde e-mail tegelijk in meerdere mailboxen toekomt: via meerdere personen in aan, via cc, via een gedeelde mailbox of via een verdeellijst. Tot nu toe maakte Paperbox voor elke ontvangst een aparte taak aan — met dubbele dossiers en dubbel werk als gevolg.
Vanaf nu herkent Paperbox automatisch dat het om dezelfde mail gaat en laat het er nog maar één doorstromen.
Hoe herkent Paperbox een dubbele mail?
De herkenning gebeurt op basis van de unieke technische message-ID van de mail, en bij twijfel op basis van de inhoud en bijlagen zelf. Zo zijn we zeker dat het écht over dezelfde mail gaat.
Welke kopie blijft behouden?
Paperbox kiest één "winnaar" volgens twee eenvoudige regels:
"Aan" krijgt voorrang op "cc". Staat iemand rechtstreeks in het aan-veld, dan wint die kopie.
Meerdere ontvangers in "aan"? Dan wint de kopie die als eerste binnenkomt.
En de andere kopieën?
De dubbele kopieën gaan niet verloren en blijven niet rondslingeren in de mailbox. Ze worden in Outlook verplaatst naar de bounce-map en krijgen een label dat aangeeft dat het een dubbel is, zodat elke mailbox overzichtelijk blijft.
Hoe zet je het aan
Deduplicatie stel je per mailbox in, via de schakelaar Deduplicate emails (Settings → Mailboxes → Edit connected mailboxes).
⚠️ Belangrijk: deduplicatie werkt enkel tussen mailboxen waar de schakelaar op beide (alle) betrokken mailboxen aanstaat. Komt een mail toe op mailbox A en staat mailbox B in cc, maar staat de schakelaar enkel aan bij A, dan wordt de mail niet gededupliceerd. Zet hem expliciet aan op elke mailbox die je wil meenemen.
Goed om weten
Omdat de taak in Brio bij de beheerder van het dossier terechtkomt (en niet bij de individuele ontvanger), is het volledig risicoloos dat er maar één kopie doorstroomt — de mail wordt sowieso opgepikt.
FAQ
Ik heb de schakelaar maar op één mailbox aangezet. Wordt de mail dan toch gededupliceerd? Nee. De schakelaar Deduplicate emails moet op beide (alle) betrokken mailboxen expliciet aanstaan. Staat hij maar bij één aan, dan maken beide kopieën nog steeds een taak aan.
Wat gebeurt er met de dubbele kopieën in mijn mailbox? Ze worden verplaatst naar de bounce-map in Outlook en krijgen een label dat aangeeft dat het een dubbel is. Er blijft niets achter in je inbox.
Hoe weet Paperbox dat twee mails dezelfde zijn? Eerst via de unieke technische message-ID. Is dat niet sluitend, dan via de inhoud en bijlagen zelf.
Welke kopie wordt de taak? De kopie in aan wint van een kopie in cc. Bij meerdere ontvangers in aan wint de kopie die als eerste binnenkomt.
Is het veilig dat er maar één taak wordt aangemaakt? Ja. De taak in Brio gaat naar de dossierbeheerder, niet naar de individuele ontvanger, dus de mail wordt altijd opgepikt.