Een gebruiker stuurt een document terug wanneer het niet in Paperbox thuishoort. De e-mail gaat dan terug naar je organisatie voor verdere afhandeling.
Met doorsturen bij terugsturen geef je die e-mail een tweede bestemming. De gebruiker kan de teruggestuurde e-mail naar een andere mailbox sturen, bijvoorbeeld naar het team dat de zaak overneemt. Je zet dit aan per Microsoft 365-connector.
Inhoud
Wat doorsturen bij terugsturen doet
Staat de functie aan? Dan krijgt de gebruiker een extra keuze in het venster Document terugsturen. De gebruiker kiest één van de mailboxen die jij hebt goedgekeurd.
De gebruiker kan geen vrij e-mailadres typen. Jij bepaalt de volledige lijst.
Paperbox plaatst een volledige kopie van de originele e-mail in de doelmailbox. De bijlagen, de ingesloten e-mails en de originele kopteksten blijven behouden.
Voordat je begint
Je hebt drie dingen nodig.
Een connector van het type Microsoft 365. Andere connectortypes bieden deze functie niet. Heb je er nog geen? Volg dan eerst Microsoft 365 Outlook-verbinding configureren voor in- en uitstroom.
Een connector die zich aanmeldt met toepassingsrechten. Een connector met gedelegeerde rechten kan een e-mail niet verplaatsen. Paperbox toont dan een melding in plaats van de instellingen.
Het recht
MailboxItem.ImportExport.Allin Microsoft Entra. Alleen de beheerder van je Microsoft 365-tenant kan dit recht toekennen.
⚠️ Paperbox controleert dit recht tijdens de verbindingstest. Ontbreekt het recht? Dan werkt de verbinding wel, maar mislukt het doorsturen. Laat je tenantbeheerder het recht toekennen. Voer daarna de verbindingstest opnieuw uit.
Stap 1 — Doorsturen aanzetten op de connector
Ga naar Instellingen en dan naar Connectoren.
Open je Microsoft 365-connector.
Ga naar het onderdeel Doorsturen bij terugsturen.
Zet Doorsturen naar een andere mailbox toestaan aan.
Sla de connector op.
Doelmailboxen kiezen
Klik op Doelmailboxen selecteren en kies de mailboxen. Alleen deze mailboxen komen in de keuzelijst van de gebruiker.
Blijft de lijst leeg? Dan ziet de gebruiker geen keuze. Kies dus minstens één mailbox.
De e-mail in de bronmailbox houden
De optie De e-mail in de bronmailbox houden bepaalt wat er met de originele e-mail gebeurt.
Staat de optie uit? Dan verplaatst Paperbox de e-mail naar de doelmailbox. De bronmailbox houdt de e-mail niet.
Staat de optie aan? Dan kopieert Paperbox de e-mail. De bronmailbox houdt de originele e-mail. Paperbox handelt die originele e-mail verder af zoals bij een gewone bounce.
Stap 2 — Een reden een doelmailbox laten verplichten
Standaard kiest de gebruiker zelf of de e-mail naar een andere mailbox gaat. Je kan die keuze ook door de bounce-reden laten bepalen.
Een bounce-reden is de reden die de gebruiker aanduidt bij het terugsturen. Je stelt de redenen in per inbox.
Rond eerst stap 1 af. De instelling hieronder blijft verborgen zolang geen enkele Microsoft 365-connector een doelmailbox aanbiedt.
Ga naar Instellingen en dan naar Inboxes.
Open de inbox en ga naar Actietypes.
Open een bounce-veld met als Soort waarde Options of Multiple Options. Een veld van het soort Boolean of Text heeft geen opties, dus het kan geen doelmailbox verplichten.
Open de optie die je wil aanpassen.
Zet Doelmailbox verplichten aan.
⚠️ Zodra één reden een doelmailbox verplicht, weigeren alle andere redenen er een. De gebruiker kiest dan niet meer zelf. De reden bepaalt of de e-mail wordt doorgestuurd.
Zet je later de doelmailboxen van een connector uit? Dan kan de gebruiker het document niet meer terugsturen met die reden. De instelling blijft wel zichtbaar, zodat je ze weer kan uitzetten.
Wat de gebruiker ziet
Het venster Document terugsturen ziet er anders uit in drie situaties.
Geen reden verplicht een doelmailbox
Het venster toont de schakelaar Terugsturen naar een ander e-mailadres. Zet de gebruiker die aan? Dan verschijnt de keuzelijst met doelmailboxen.
De gekozen reden verplicht een doelmailbox
Het venster toont het veld Doelmailbox direct. De schakelaar verdwijnt. De gebruiker moet een mailbox kiezen voordat de knop Terugsturen werkt.
De reden verplicht een doelmailbox, maar er is er geen
Het venster toont een waarschuwing en de knop Terugsturen blijft uit. Controleer dan de instelling op de connector.
Dezelfde keuze staat in de Outlook-add-in.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Veelgestelde vragen (FAQ)
Waarom zie ik het onderdeel Doorsturen bij terugsturen niet?
Kies eerst een Microsoft 365-tenant op de connector. Zonder tenant blijft het onderdeel verborgen. Meldt de connector zich aan met gedelegeerde rechten? Dan zie je het onderdeel wel, maar met een melding in plaats van de instellingen.
Waarom ziet de gebruiker geen keuze in het venster?
Controleer twee dingen op de connector. Staat Doorsturen naar een andere mailbox toestaan aan? Staat er minstens één doelmailbox in de lijst?
Kan een gebruiker een eigen e-mailadres invullen?
Nee. De gebruiker kiest alleen uit de doelmailboxen die jij hebt goedgekeurd.
Krijgt het document een andere status na het doorsturen?
Nee. Het document blijft Teruggestuurd. Het doorsturen bepaalt alleen waar de e-mail terechtkomt.
Hulp nodig?
Loop je vast of werkt iets niet zoals verwacht? Neem gerust contact met ons op via [email protected] of klik op onze supportbubbel rechtsonder in het scherm. 🙂