Transformations de documents dans Paperbox

Vous avez toujours voulu supprimer une pièce jointe, copier un document entrant et l’approuver plusieurs fois, scinder un fichier PDF en plusieurs parties ou simplement conserver la dernière page ? Avec nos outils de transformation de documents, vous pouvez faire tout cela.

Dans cet article d’assistance, nous expliquons tout sur les nouveaux outils de transformation de documents disponibles dans Paperbox lors de l’approbation manuelle des documents. Vous pouvez accéder directement à une section spécifique en cliquant sur les titres.

Si les transformations de documents sont activées dans votre compte, vous pouvez créer plusieurs copies d’un document entrant. Vous pouvez en créer une en cliquant sur l’icône « plus » à droite du nom du lot. Voir la capture d’écran ci-dessous où cette icône est mise en évidence en rouge à côté du nom du lot.

Après avoir cliqué sur l’icône +, Paperbox crée immédiatement un document supplémentaire nommé « Copie 1 », comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous.

Vous pouvez créer plusieurs copies en cliquant à nouveau sur l’icône +. Cela vous permet de créer plusieurs instances du même document dans BRIO et de lier les différentes copies à différents emplacements BRIO.

Par exemple, ajouter un fichier à deux dossiers de sinistre distincts (souvent utilisé pour les sinistres couvrant à la fois l’assurance dommages et la protection juridique). Ou encore, vous pouvez lier un document à la fois au preneur d’assurance et au contrat sous-jacent.

Astuce : Vous pouvez également renommer le lot dans la copie.

Scinder un document est un autre outil disponible dans la suite de transformation de documents. Cette fonction vous permet de diviser un fichier PDF en plusieurs parties.

Par exemple, un e-mail contient une pièce jointe avec des conditions générales, mais vous souhaitez la diviser en plusieurs sections ou ne conserver que la dernière page.

Pour scinder une pièce jointe, cliquez sur la pièce jointe elle-même ; une icône en forme de ciseaux apparaît. Elle vous permet de scinder le document à l’étape suivante. Voir la capture d’écran ci-dessous.

Après avoir cliqué sur l’icône de ciseaux, une fenêtre contextuelle s’affiche et vous permet d’indiquer où vous souhaitez diviser le document. Lorsque vous déplacez la souris entre les pages, une icône de ciseaux apparaît. En cliquant dessus, vous scindez le document.

Si vous faites une erreur, cliquez à nouveau sur l’icône ou fermez la fenêtre pour recommencer.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons scindé le document en trois parties. La partie 1 comprend les pages 1 à 2, la partie 2 les pages 3 à 7 et la partie 3 les pages 8 à 9.

En conséquence, nous avons maintenant trois pièces jointes au lieu d’une. Sur le côté droit de l’écran, vous pouvez voir que la première pièce jointe ne contient plus que deux pages. Si vous faites défiler vers le bas, vous verrez les deux pièces jointes supplémentaires.

Vous pouvez désormais attribuer différents types de lots à chaque partie. Et voilà ! C’est ainsi que vous scindez des documents.

La suppression de documents est la dernière action que vous pouvez effectuer lors du traitement manuel dans Paperbox. Chaque document possède une icône de corbeille qui vous permet de supprimer le document et de conserver une version plus claire.

En cliquant sur l’icône de suppression, vous retirez la partie spécifique du document complet. Ceci est utile lorsqu’un utilisateur a envoyé trop de documents différents qui ne sont pas pertinents pour le dossier.

Si vous avez fait une erreur ou souhaitez revenir en arrière, vous pouvez annuler les transformations en un seul clic. Dès que vous effectuez une modification dans un document, comme une scission ou une suppression, un bouton apparaît dans le coin supérieur droit avec le texte « Annuler les transformations ».

Vous souhaitez rétablir le document dans son état initial ? Cliquez simplement sur le bouton et tout sera restauré.