La boîte de réception est l'endroit où vous pouvez effectuer des actions et terminer les tâches qui n'ont pas pu être automatisées. Elle est composée de deux parties : une section d'aperçu pour voir rapidement ce qui doit être traité et une section de validation où vous effectuez les actions nécessaires.
Dans cet article, nous expliquerons ces deux sections en détail.
Sommaire
Sélection de la bonne boîte de réception
Filtres rapides par type de lot
Aperçu des documents
Affichage des documents
Sélection de la boîte de réception
Lorsque vous naviguez vers la section Boîte de réception en cliquant sur "Boîte de réception" dans la barre latérale, vous accédez par défaut à votre boîte de réception attribuée. Si votre équipe a plusieurs boîtes de réception ou que plusieurs équipes travaillent dans Paperbox, il est essentiel de vérifier que vous utilisez la bonne boîte de réception.
Dans la barre latérale, vous pouvez voir la boîte de réception actuellement sélectionnée (marquée en rouge avec le numéro 1 dans la capture d’écran ci-dessous).
Utilisez le menu déroulant pour choisir une autre boîte de réception.
Filtres rapides par type de lot
Notre section d'aperçu offre des filtres rapides par type de document, permettant de visualiser facilement des types spécifiques de documents dans la boîte de réception.
En sélectionnant un type dans la liste, la section d’aperçu au centre de l’écran s’actualisera pour afficher uniquement ce type spécifique.
Astuce : Si la liste est trop longue, utilisez l’icône de la loupe pour taper le nom d’un type spécifique (marquée en rouge avec le numéro 2 dans la capture d’écran).
Aperçu des documents
Au centre de l’écran, vous trouverez l’Aperçu des documents, qui affiche tous les documents par défaut ou ceux filtrés par type de lot.
Colonnes :
Nom : Habituellement l'objet de l'e-mail.
Date et heure : Moment de réception de l’e-mail.
Type de document : Classification du document.
Modifié par : Indique qui a traité ou modifié le document.
Diagramme en donut :
À droite, un petit diagramme en forme de donut, qui peut être vert, jaune, rouge ou une combinaison des trois, indique rapidement pourquoi un document n’a pas été approuvé automatiquement.
Survolez le diagramme pour des détails :
Approbation automatique : Si toutes les vérifications sont vertes mais qu’un point d’interrogation apparaît, cela signifie que l’approbation automatique n’est pas activée (souvent désactivée pendant la phase d’intégration).
Exactitude de la classification : Vert pour correct, jaune pour incertain, rouge pour incorrect.
Complétude des champs : Vérifie que tous les champs requis sont présents.
Confiance en la reconnaissance de texte : Vert si réussi, rouge si une vérification est nécessaire.
Aperçu de la validation
Lorsque vous sélectionnez un document dans la section d’aperçu, vous accédez à l’Aperçu de la validation. Ici, vous pouvez effectuer des actions et examiner les documents non traités automatiquement en raison d'échecs dans les vérifications.
Barre supérieure :
Nom du document et diagramme en donut : Similaire à l’aperçu.
Tags : Ajouter ou consulter les tags pour les rapports ou le filtrage.
Type de document : Modifier la classification manuellement.
Copie : Créez une copie du document pour un lien ailleurs.
Réaffectation à une autre boîte : Déplacer un document vers une autre boîte.
Renvoi (Bounce) : Envoyez le document à votre boîte Outlook/Gmail personnelle.
Notes : Annoter un document pour partager des commentaires.
Barre latérale (à gauche) :
Recherche de données maîtres : Recherchez des données manquantes et liez-les.
Champs : Consultez ou modifiez les données liées.
Checklist : Aperçu des éléments manquants.
Outils supplémentaires :
Loupe : Recherchez des valeurs dans le document pour les lier automatiquement.
Mode surlignage : Surlignez des parties du document pour les ajouter rapidement aux champs existants.
Affichage des documents :
Sur la droite, affichez les documents individuellement (e-mails et pièces jointes).
Barre d’outils (en bas)
Navigation : Pages précédente et suivante, première et dernière page.
Ajustement : Adapter à la hauteur ou à la largeur.
Rotation : Tourner de 90°.
Zoom : Agrandir ou réduire.
Téléchargement : Télécharger le document.
Recherche : Rechercher dans le document.
C’est tout ! Nous espérons que cette explication des options et des boutons disponibles dans la vue de validation vous sera utile. 😊 N’hésitez pas à poser des questions si nécessaire !