Un utilisateur rejette un document lorsque celui-ci n'a pas sa place dans Paperbox. L'e-mail retourne alors vers votre organisation pour un traitement ultérieur.
Le transfert des e-mails rejetés donne une deuxième destination à cet e-mail. L'utilisateur peut envoyer l'e-mail rejeté vers une autre boîte aux lettres, par exemple vers l'équipe qui reprend le dossier. Vous activez cette option par connecteur Microsoft 365.
Sommaire
Ce que fait le transfert des e-mails rejetés
Lorsque la fonction est active, l'utilisateur obtient un choix supplémentaire dans la fenêtre Rejeter le document. L'utilisateur choisit une des boîtes aux lettres que vous avez approuvées.
L'utilisateur ne peut pas saisir une adresse e-mail libre. Vous déterminez toute la liste.
Paperbox place une copie complète de l'e-mail d'origine dans la boîte aux lettres cible. Les pièces jointes, les e-mails imbriqués et les en-têtes d'origine restent intacts.
Avant de commencer
Il vous faut trois choses.
Un connecteur de type Microsoft 365. Les autres types de connecteurs n'offrent pas cette fonction. Vous n'en avez pas encore ? Suivez d'abord Configurer la connexion Microsoft 365 Outlook pour le flux entrant et sortant.
Un connecteur qui se connecte avec des autorisations d'application. Un connecteur avec des autorisations déléguées ne peut pas déplacer un e-mail. Paperbox affiche alors une note à la place des réglages.
L'autorisation
MailboxItem.ImportExport.Alldans Microsoft Entra. Seul l'administrateur de votre tenant Microsoft 365 peut accorder cette autorisation.
⚠️ Paperbox vérifie cette autorisation pendant le test de connexion. L'autorisation manque ? La connexion fonctionne quand même, mais le transfert échoue. Demandez à votre administrateur de tenant de l'accorder. Relancez ensuite le test de connexion.
Étape 1 — Activer le transfert sur le connecteur
Allez dans Paramètres puis dans Connecteurs.
Ouvrez votre connecteur Microsoft 365.
Allez à la section Transfert des e-mails rejetés.
Activez Autoriser le transfert vers une autre boîte aux lettres.
Enregistrez le connecteur.
Choisir les boîtes aux lettres cibles
Cliquez sur Sélectionner les boîtes aux lettres cibles et choisissez les boîtes. Seules ces boîtes aux lettres apparaissent dans la liste de l'utilisateur.
La liste reste vide ? Alors l'utilisateur ne voit aucun choix. Choisissez donc au moins une boîte aux lettres.
Conserver l'e-mail dans la boîte source
L'option Conserver l'e-mail dans la boîte aux lettres source détermine ce qui arrive à l'e-mail d'origine.
L'option est désactivée ? Alors Paperbox déplace l'e-mail vers la boîte cible. La boîte source ne le conserve pas.
L'option est activée ? Alors Paperbox copie l'e-mail. La boîte source conserve l'original. Paperbox traite cet original comme lors d'un rejet normal.
Étape 2 — Rendre une boîte cible obligatoire pour une raison
Par défaut, l'utilisateur décide si l'e-mail part vers une autre boîte aux lettres. Vous pouvez laisser la raison de rejet décider à sa place.
Une raison de rejet est la raison que l'utilisateur indique lorsqu'il rejette un document. Vous réglez les raisons par boîte de réception.
Terminez d'abord l'étape 1. Le réglage ci-dessous reste masqué tant qu'aucun connecteur Microsoft 365 ne propose de boîte aux lettres cible.
Allez dans Paramètres puis dans Boîtes de réception.
Ouvrez la boîte de réception et allez à Champs de rebond.
Ouvrez un champ de rebond dont le Type de valeur est Options ou Multiple Options. Un champ de type Boolean ou Text n'a pas d'options, donc il ne peut pas exiger une boîte aux lettres cible.
Ouvrez l'option que vous voulez modifier.
Activez Exiger une boîte aux lettres cible.
⚠️ Dès qu'une raison exige une boîte aux lettres cible, toutes les autres raisons en refusent une. L'utilisateur ne choisit plus. La raison détermine si l'e-mail est transféré.
Désactivez-vous plus tard les boîtes cibles d'un connecteur ? Alors l'utilisateur ne peut plus rejeter un document avec cette raison. Le réglage reste visible, pour que vous puissiez le désactiver.
Ce que voit l'utilisateur
La fenêtre Rejeter le document change dans trois situations.
Aucune raison n'exige une boîte cible
La fenêtre affiche l'interrupteur Renvoyer vers une autre adresse e-mail. Lorsque l'utilisateur l'active, la liste des boîtes aux lettres cibles apparaît.
La raison choisie exige une boîte cible
La fenêtre affiche directement le champ Boîte aux lettres cible. L'interrupteur disparaît. L'utilisateur doit choisir une boîte avant que le bouton Rejeter ne fonctionne.
La raison exige une boîte cible, mais aucune n'existe
La fenêtre affiche un avertissement et le bouton Rejeter reste inactif. Vérifiez alors le réglage sur le connecteur.
Le même choix apparaît dans le complément Outlook.
Questions fréquentes (FAQ)
Questions fréquentes (FAQ)
Pourquoi ne vois-je pas la section Transfert des e-mails rejetés ?
Choisissez d'abord un tenant Microsoft 365 sur le connecteur. Sans tenant, la section reste masquée. Le connecteur se connecte-t-il avec des autorisations déléguées ? Alors vous voyez la section, mais avec une note à la place des réglages.
Pourquoi l'utilisateur ne voit-il aucun choix dans la fenêtre ?
Vérifiez deux points sur le connecteur. Autoriser le transfert vers une autre boîte aux lettres est-il activé ? Y a-t-il au moins une boîte cible dans la liste ?
Un utilisateur peut-il saisir sa propre adresse e-mail ?
Non. L'utilisateur choisit uniquement parmi les boîtes aux lettres cibles que vous avez approuvées.
Le document change-t-il de statut après le transfert ?
Non. Le document reste Rejeté. Le transfert détermine seulement où l'e-mail arrive.
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