Il arrive souvent qu'un même e-mail arrive dans plusieurs boîtes aux lettres en même temps : plusieurs personnes en À, quelqu'un en cc, une boîte partagée ou une liste de distribution. Jusqu'à présent, Paperbox créait une tâche distincte pour chaque copie — d'où des dossiers en double et du travail en double.
Désormais, Paperbox reconnaît automatiquement qu'il s'agit du même e-mail et ne laisse passer qu'une seule copie.
Comment Paperbox reconnaît-il un doublon ?
La reconnaissance se base sur le message-ID technique unique de l'e-mail et, en cas de doute, sur le contenu et les pièces jointes eux-mêmes. Nous sommes ainsi certains qu'il s'agit bien du même e-mail.
Quelle copie est conservée ?
Paperbox désigne un seul « gagnant » selon deux règles simples :
« À » est prioritaire sur « cc ». Si quelqu'un est directement dans le champ À, cette copie l'emporte.
Plusieurs destinataires en « À » ? C'est alors la copie arrivée en premier qui l'emporte.
Et les autres copies ?
Les copies en double ne sont pas perdues et ne traînent pas dans votre boîte. Elles sont déplacées vers le dossier bounce dans Outlook et reçoivent un label indiquant qu'il s'agit d'un doublon, afin que chaque boîte reste claire.
Comment l'activer
La déduplication se règle par boîte aux lettres, via le bouton Deduplicate emails (Settings → Mailboxes → Edit connected mailboxes).
⚠️ Important : la déduplication ne fonctionne qu'entre les boîtes où le bouton est activé sur les deux (toutes les) boîtes concernées. Si un e-mail arrive dans la boîte A et est mis en cc vers la boîte B, mais que le bouton n'est activé que pour A, l'e-mail ne sera pas dédupliqué. Activez-le explicitement sur chaque boîte que vous souhaitez inclure.
Bon à savoir
Comme la tâche dans Brio est attribuée au gestionnaire du dossier (et non au destinataire individuel), le fait qu'une seule copie passe est totalement sans risque — l'e-mail est traité quelle que soit la copie « gagnante ».
FAQ
J'ai activé le bouton sur une seule boîte. L'e-mail sera-t-il quand même dédupliqué ? Non. Le bouton Deduplicate emails doit être activé sur les deux (toutes les) boîtes concernées, explicitement. S'il n'est activé que sur une seule, les deux copies créeront encore une tâche.
Qu'advient-il des copies en double dans ma boîte ? Elles sont déplacées vers le dossier bounce dans Outlook et reçoivent un label indiquant qu'il s'agit d'un doublon. Rien ne reste dans votre boîte de réception.
Comment Paperbox sait-il que deux e-mails sont identiques ? D'abord grâce au message-ID technique unique. Lorsque ce n'est pas concluant, grâce au contenu et aux pièces jointes eux-mêmes.
Quelle copie devient la tâche ? La copie en À l'emporte sur une copie en cc. Parmi plusieurs destinataires en À, c'est la copie arrivée en premier qui l'emporte.
Est-il sûr qu'une seule tâche soit créée ? Oui. La tâche dans Brio va au gestionnaire du dossier, et non au destinataire individuel, donc l'e-mail est toujours pris en charge.