Si vous pensez qu’un document a été incorrectement lié ou traité et que vous souhaitez comprendre pourquoi cela s’est produit, il existe une manière simple de le vérifier.
Important
La section Historique dans Paperbox n’est visible que pour les utilisateurs disposant des droits Admin.
Si vous ne voyez pas cette section, vous devez contacter votre chef d’équipe ou votre administrateur afin qu’il vous accorde l’accès.
Étape 1 — Rassemblez les informations de l’e-mail
Commencez par vous assurer d’avoir les détails de l’e-mail à portée de main (objet, numéro de dossier, etc.).
Ensuite, rendez-vous dans la section Historique dans Paperbox.
Étape 2 — Utilisez la section Historique pour retrouver le document
Dans la section Historique, vous pouvez retrouver tous les documents traités par Paperbox ou par des utilisateurs sur la plateforme.
C’est non seulement un excellent moyen de vérifier ce qui s’est passé, mais aussi d’identifier quels types de documents pourraient être automatisés.
Étape 3 — Recherchez le document
Utilisez la barre de recherche (1) pour retrouver un document spécifique en tapant par exemple :
l’objet de l’e-mail,
le destinataire,
l’expéditeur, etc.
Vous pouvez également utiliser des filtres supplémentaires, comme :
inclure toutes les actions (Approuvé, Supprimé, Rebondi),
inclure ou exclure certains tags,
rechercher sur une plage de dates spécifique, afin de réduire le volume de résultats (recommandé).
Vous pouvez aussi utiliser les Types de documents (2) comme filtres rapides pour isoler certains documents.
Étape 4 — Identifier qui a approuvé le document
Après la recherche, les résultats apparaissent et vous verrez immédiatement quel utilisateur a approuvé chaque document.
Dans l’exemple ci-dessous :
les deux premiers résultats ont été approuvés manuellement par l’utilisateur Maarten,
le dernier a été approuvé automatiquement par Paperbox.
Étape 5 — Comprendre et corriger
Selon ce qui ne va pas avec le document, vous pouvez soit :
contacter la personne qui a approuvé le document,
ou cliquer sur le document pour consulter les détails plus précis.
Besoin d’aide sur la catégorisation ?
Si vous pensez que le document aurait dû être étiqueté ou catégorisé différemment du point de vue Paperbox, vous pouvez :
contacter notre équipe support,
ou discuter de la structure de catégorisation avec votre Success Manager.