Gebruikersrechten bepalen welke acties iemand kan uitvoeren en tot welke onderdelen van de Paperbox-applicatie iemand toegang heeft. Door rechten correct te beheren, zorg je ervoor dat elk teamlid het juiste toegangsniveau heeft — wat zowel de veiligheid als de operationele efficiëntie ondersteunt.
In dit artikel leggen we uit welke rechten beschikbaar zijn binnen Paperbox en hoe je de toegang van een specifieke gebruiker kunt aanpassen.
Belangrijk: Inbox-toegang is altijd expliciet
Toegang tot inboxen wordt afzonderlijk beheerd via de Inbox Access List.
Geen enkele permissie geeft automatisch toegang tot inboxen.
Dit betekent:
Een gebruiker moet expliciet aan een inbox worden toegevoegd om de gegevens ervan te kunnen zien
Administratieve rechten overschrijven inbox-toegang niet
Alle operationele toegang is beperkt tot toegewezen inboxen
Als een gebruiker niet aan een inbox is toegevoegd, kan hij of zij geen werkitems, archiefgegevens of analytics van die inbox bekijken.
Beschikbare rechten
In plaats van vaste rollen werkt Paperbox met afzonderlijke rechten die je kunt toekennen op basis van verantwoordelijkheden.
Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare rechten.
Work
Ontworpen voor dagelijkse operationele activiteiten binnen het platform.
Dit recht geeft toegang tot:
Inbox worklists (voor toegewezen inboxen)
Het archiveren van eigen items
Het bekijken van persoonlijke analytics
💡 Ideaal voor teamleden die operationele workloads verwerken.
Archive – Full
Geeft toegang tot:
Het bekijken van alle gearchiveerde items van alle gebruikers
Scope:
Beperkt tot inboxen waarvoor de gebruiker toegang heeft gekregen.
💡 Geschikt voor teamleiders of auditors.
Analytics – Full
Geeft toegang tot:
Volledige analytics dashboards
Team- en inboxniveau inzichten
Scope:
Beperkt tot toegewezen inboxen.
💡 Geschikt voor managers en operations leads.
User Management
Geeft toegang tot:
Het bekijken van gebruikers
Het uitnodigen van nieuwe gebruikers
Het verwijderen van gebruikers
Het beheren van rechten
Geeft geen inbox-toegang.
💡 Bedoeld voor workspace administrators of HR/IT-verantwoordelijken.
Inbox Settings
Geeft toegang tot:
Het configureren van inbox-instellingen
Het beheren van workflows en inboxconfiguratie
Geeft geen inbox-toegang.
⚠️ We raden aan dit recht enkel toe te kennen indien je weet wat je doet, aangezien onderliggende functionaliteiten onverwacht gedrag kunnen vertonen.
Integrations
Geeft toegang tot:
Het beheren van integraties
Het configureren van API-koppelingen
Het instellen van externe systeemkoppelingen
Geeft geen inbox-toegang.
💡 Bedoeld voor IT-services of technische teams.
Gebruikersrechten beheren
Om de rechten van een gebruiker aan te passen:
Ga naar je Workspace Settings via je profielfoto rechtsboven.
Selecteer Users in het linkermenu.
Scroll door de lijst of gebruik de zoekbalk om een specifieke gebruiker te vinden.
Ken rechten toe of verwijder ze indien nodig.
Beheer inbox-toegang afzonderlijk via de Inbox Access List.
Rechten kunnen gecombineerd worden, zodat je de toegang nauwkeurig kunt afstemmen op de verantwoordelijkheden van elke gebruiker.
Inbox-toegang beheren
Inbox-toegang wordt afzonderlijk ingesteld van gebruikersrechten.
Om inbox-toegang toe te kennen of te verwijderen:
Ga naar je Workspace Settings via je profielfoto rechtsboven.
Selecteer Users in het linkermenu.
Zoek de gewenste gebruiker via de lijst of zoekbalk.
Wijs inboxen toe of verwijder ze via de knop naast de rechten.
Zonder inbox-toegang kan een gebruiker niet:
Werkitems bekijken
Gearchiveerde documenten raadplegen
Inbox-specifieke analytics zien
Extra gebruikersbeheer-acties
Vanuit het gebruikersoverzicht kun je ook:
Het wachtwoord van een gebruiker resetten
Klik op het sleutelpictogram naast de naam van de gebruiker. Dit verstuurt een e-mail waarmee de gebruiker veilig een nieuw wachtwoord kan instellen en opnieuw toegang krijgt tot het account.
Een gebruiker verwijderen
Klik op het prullenbakpictogram. De gebruiker wordt onmiddellijk verwijderd uit de Paperbox-workspace en alle toegang wordt ingetrokken.
⚠️ Het verwijderen van een gebruiker is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt. Controleer of de gebruiker geen toegang meer nodig heeft voordat je deze actie uitvoert.