Onze Inbox is de plek waar je acties kunt uitvoeren en taken kunt voltooien die niet automatisch afgehandeld konden worden.
De Inbox bestaat uit twee delen: een overzichtssectie om snel te zien wat afgehandeld moet worden en een validatiesectie waar je acties kunt uitvoeren. In dit artikel leggen we beide secties uit.
Inhoudsopgave
De juiste Inbox selecteren
Snelle filters voor Bundeltypes
Documentenoverzicht
Documentweergave
De juiste Inbox selecteren
Wanneer je naar de Inbox-sectie navigeert door in de zijbalk op "Inbox" te klikken, kom je standaard in je toegewezen Inbox terecht. Als je team meerdere inboxen heeft of als er verschillende teams in Paperbox werken, is het belangrijk dat je de juiste Inbox selecteert.
In de zijbalk kun je zien welke Inbox momenteel is geselecteerd (gemarkeerd met nummer 1 in de onderstaande screenshot).
Gebruik het dropdownmenu om een andere Inbox te kiezen.
Snelle filters voor Bundeltypes
Onze overzichtssectie biedt snelle documenttypefilters waarmee je eenvoudig specifieke documenten in de Inbox kunt bekijken.
Selecteer een type in de lijst om alleen dat specifieke type in de overzichtssectie te tonen.
Deze functie is handig om prioriteiten te stellen of samen te werken met collega’s aan een specifieke set documenten.
Tip: Als de lijst te lang is, gebruik dan het vergrootglas om zelf de naam van een type in te voeren (gemarkeerd met nummer 2 in de screenshot).
Documentenoverzicht
In het midden van de pagina vind je het Documentenoverzicht. Dit toont standaard alle documenten, of alleen documenten die passen bij de geselecteerde Bundeltypefilters.
Kolommen:
Naam: Meestal de onderwerpregel van de e-mail.
Datum en tijd: Wanneer de e-mail is ontvangen.
Documenttype: Het type document.
Bewerkt door: Wie het document heeft bewerkt of verwerkt.
Donutdiagram:
Aan de rechterkant vind je een klein donutdiagram in groen, geel, rood, of een combinatie hiervan. Dit geeft snel aan waarom een document niet automatisch is goedgekeurd.
Hover over het diagram voor details:
Automatische goedkeuring: Als alle controles groen zijn, maar automatische goedkeuring is uitgeschakeld, betekent dit dat de automatisering is uitgeschakeld.
Classificatiecorrectheid: Groen betekent correct, geel onzekerheid, rood een fout.
Veldvolledigheid: Controleert of alle vereiste velden aanwezig zijn.
Tekstherkenning: Groen betekent succesvol, rood betekent dat verificatie nodig is.
Validatieoverzicht
Als je een document in de overzichtssectie selecteert, ga je naar het validatieoverzicht. Hier kun je acties uitvoeren en documenten controleren die niet automatisch verwerkt konden worden.
Bovenste balk:
Documentnaam en donutdiagram
Tags: Voeg tags toe voor rapportage of filtering.
Documenttype: Handmatig classificeren als het niet automatisch is gelukt.
Kopiëren: Maak een kopie van het document.
Verplaatsen naar een andere Inbox
Bouncen: Stuur het document door naar je persoonlijke inbox.
Notities: Voeg opmerkingen toe en wijs het document toe aan een collega.
Zijbalk (links):
Zoek masterdata: Zoek ontbrekende gegevens en koppel deze.
Velden: Bekijk of bewerk gekoppelde gegevens.
Checklist: Overzicht van ontbrekende informatie in het document.
Hulpmiddelen (onder de bovenste balk):
Vergrootglas: Markeer woorden in het document en zoek automatisch in masterdata.
Highlight-modus: Markeer delen van het document en voeg deze toe aan velden.
Documentweergave (rechts):
Bekijk afzonderlijke documenten, gebruik hulpmiddelen om velden in te vullen of labels toe te wijzen.
Toolbar (onderaan):
Navigatieknoppen: Ga naar vorige/volgende pagina of pas het formaat van het document aan.
Zoomfunctie: In- of uitzoomen.
Download: Download het document.
Zoekfunctie: Zoek direct in het document.
Met deze functies kun je documenten efficiënt verwerken en valideren in Paperbox. 😊 Laat het weten als je verdere vragen hebt!