Les permissions utilisateurs déterminent quelles actions une personne peut effectuer et à quelles parties de l’application Paperbox, elle peut accéder. En gérant correctement ces permissions, vous vous assurez que chaque membre de l’équipe dispose du niveau d’accès approprié — garantissant à la fois la sécurité et l’efficacité opérationnelle.
Dans cet article, nous vous présentons les permissions disponibles dans Paperbox ainsi que la manière d’ajuster l’accès d’un utilisateur spécifique.
Important : l’accès aux inbox est toujours explicite
L’accès aux inbox est géré séparément via la Inbox Access List.
Aucune permission ne donne automatiquement accès aux inbox.
Cela signifie que :
Un utilisateur doit être explicitement ajouté à une inbox pour pouvoir consulter ses données
Les permissions administratives ne remplacent pas les règles d’accès aux inbox
Tous les accès opérationnels sont limités aux inbox attribuées
Si un utilisateur n’est pas ajouté à une inbox, il ne pourra pas voir les éléments de travail, les archives ou les données analytiques associées.
Permissions disponibles
Au lieu de rôles fixes, Paperbox fonctionne avec des permissions spécifiques que vous pouvez attribuer en fonction des responsabilités de chacun.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des permissions disponibles.
Work
Conçue pour les activités opérationnelles quotidiennes au sein de la plateforme.
Cette permission donne accès à :
Les worklists des inbox attribuées
L’archivage de ses propres éléments
La consultation de ses statistiques personnelles
💡 Idéal pour les membres d’équipe qui traitent les flux opérationnels.
Archive – Full
Donne accès à :
La consultation de tous les éléments archivés, tous utilisateurs confondus
Portée :
Limitée aux inbox auxquelles l’utilisateur a accès.
💡 Adapté aux responsables d’équipe ou aux auditeurs.
Analytics – Full
Donne accès à :
L’ensemble des tableaux de bord analytiques
Les analyses au niveau équipe et inbox
Portée :
Limitée aux inbox attribuées.
💡 Adapté aux managers et responsables des opérations.
User Management
Donne accès à :
La consultation des utilisateurs
L’invitation de nouveaux utilisateurs
La suppression d’utilisateurs
La gestion des permissions
Ne donne pas accès aux inbox.
💡 Destiné aux administrateurs d’espace de travail ou aux responsables RH/IT.
Inbox Settings
Donne accès à :
La configuration des paramètres des inbox
La gestion des workflows et de la configuration des inbox
Ne donne pas accès aux inbox.
⚠️ Nous recommandons d’attribuer cette permission uniquement si vous maîtrisez la configuration, car certaines fonctionnalités sous-jacentes peuvent entraîner des comportements inattendus.
Integrations
Donne accès à :
La gestion des intégrations
La configuration des connexions API
La mise en place de connexions avec des systèmes externes
Ne donne pas accès aux inbox.
💡 Destiné aux équipes IT ou techniques.
Gérer les permissions d’un utilisateur
Pour modifier les permissions d’un utilisateur :
Accédez aux Workspace Settings en cliquant sur votre photo de profil en haut à droite.
Sélectionnez la section Users dans le menu latéral.
Parcourez la liste ou utilisez la barre de recherche pour trouver un utilisateur spécifique.
Attribuez ou retirez les permissions nécessaires.
Gérez l’accès aux inbox séparément via la Inbox Access List.
Les permissions peuvent être combinées afin d’adapter précisément l’accès aux responsabilités de chaque utilisateur.
Gérer l’accès aux inbox
L’accès aux inbox est configuré séparément des permissions.
Pour attribuer ou retirer l’accès à une inbox :
Accédez aux Workspace Settings via votre photo de profil.
Ouvrez la section Users.
Recherchez l’utilisateur concerné.
Attribuez ou retirez des inbox via le bouton situé à côté des permissions.
Sans accès à une inbox, un utilisateur ne pourra pas :
Voir les éléments de travail
Accéder aux documents archivés
Consulter les statistiques spécifiques à l’inbox
Actions supplémentaires de gestion des utilisateurs
Depuis l’écran d’aperçu des utilisateurs, vous pouvez également :
Réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur
Cliquez sur l’icône en forme de clé à côté de son nom. Un e-mail de réinitialisation sera envoyé afin qu’il puisse définir un nouveau mot de passe en toute sécurité.
Supprimer un utilisateur
Cliquez sur l’icône de corbeille. L’utilisateur sera immédiatement supprimé de l’espace de travail Paperbox et tout accès sera révoqué.
⚠️ La suppression d’un utilisateur est définitive et ne peut pas être annulée. Assurez-vous qu’il n’a plus besoin d’accéder à la plateforme avant de procéder.