Altijd al een bijlage willen verwijderen, een inkomend document willen kopiëren en meerdere keren goedkeuren, een PDF-bestand willen splitsen in meerdere delen of gewoon de laatste pagina willen behouden? Met onze documenttransformatie-tools kun je dit allemaal doen.
In dit supportartikel leggen we alles uit over de nieuwe documenttransformatietools die beschikbaar zijn in Paperbox bij het handmatig goedkeuren van documenten. Je kunt direct naar een specifiek onderdeel springen door op de kopjes te klikken.
Belangrijk: Documenttransformatie is een aparte module die kan worden aangeschaft. Neem contact op met support@paperbox.ai om meer te weten te komen over de prijzen.
Document Kopieren
Als Documenttransformaties zijn ingeschakeld in je account, kun je meerdere kopieën van een inkomend document maken. Je kunt een kopie maken door op het pluspictogram aan de rechterkant van de bundelnaam te klikken. Zie de schermafbeelding hieronder waar dit rood gemarkeerd is naast de bundelnaam.
Na het klikken op het + pictogram maakt Paperbox onmiddellijk een extra document met de naam "Kopie 1", zoals te zien in de onderstaande schermafbeelding.
Je kunt meerdere kopieën maken door opnieuw op het + pictogram te klikken. Dit stelt je in staat om meerdere instanties van hetzelfde document in BRIO te maken en de verschillende kopieën aan verschillende BRIO-locaties te koppelen.
Bijvoorbeeld, het toevoegen van een bestand aan twee afzonderlijke schadedossiers (vaak gebruikt bij claims voor zowel schadeverzekering als rechtsbijstand). Of je kunt een document zowel aan de polishouder als aan het onderliggende contract koppelen.
Tip: Je kunt de naam van de bundel in de kopie ook wijzigen.
Document Splitsen
Document Splitsen is een andere tool die beschikbaar is binnen de documenttransformatietools. Splitsen stelt je in staat om PDF in meerdere delen op te splitsen. Bijvoorbeeld, een e-mail bevat een bijlage met Algemene Voorwaarden, maar je wilt de bijlage in meerdere delen opsplitsen of alleen de laatste pagina behouden.
✅ Document Split werkt momenteel enkel op PDF bestanden.
Het splitsen van een bijlage doe je door op de bijlage zelf te klikken; er verschijnt dan een schaarpictogram. Hiermee kun je het document in de volgende stap splitsen. Zie de onderstaande schermafbeelding.
Na het klikken op het schaarpictogram verschijnt een pop-upvenster waarin je kunt aangeven waar je het document precies wilt splitsen. Wanneer je met de muis tussen pagina's beweegt, verschijnt er een schaarpictogram. Door erop te klikken, splits je het document. Als je een fout maakt, kun je opnieuw op het schaarpictogram klikken of het venster sluiten om opnieuw te beginnen.
In het onderstaande voorbeeld hebben we het document in drie delen gesplitst. Deel 1 is van pagina 1 tot 2, deel 2 is van pagina 3 tot 7 en deel 3 is van pagina 8 tot 9.
Als resultaat hebben we nu drie bijlagen in plaats van één. Op de rechterzijde van het scherm kun je zien dat de eerste bijlage nu slechts twee pagina's bevat. Als je naar beneden scrolt, zie je de extra twee bijlagen.
Hierdoor kun je nu verschillende bundeltypes toewijzen aan elk deel. En dat is het! Zo splits je documenten.
Tip: Je kunt specifieke delen verwijderen door op het prullenbakpictogram naast het schaarpictogram te klikken. Meer over verwijderen lees je in het laatste gedeelte.
Document Verwijderen
Documenten verwijderen is de laatste actie die je kunt uitvoeren bij het handmatig verwerken van documenten in Paperbox. Elk document heeft een prullenbakpictogram waarmee je het document kunt verwijderen en zo een overzichtelijkere versie kunt behouden.
Door op het verwijderpictogram te klikken, verwijder je het specifieke deel van het gehele document. Dit is handig wanneer een gebruiker te veel verschillende documenten heeft meegestuurd die niet relevant zijn voor het dossier.
Transformaties Ongedaan Maken
Als je een fout hebt gemaakt of een bewerking wilt terugdraaien, kun je transformaties met één klik ongedaan maken. Zodra je een wijziging in een document hebt aangebracht, zoals splitsen of verwijderen, verschijnt er een knop in de rechterbovenhoek met de tekst "Transformaties ongedaan maken".
Wil je het document terugzetten naar de oorspronkelijke staat? Klik dan op de knop en alles wordt teruggedraaid.
Hulp nodig?
Loop je vast of werkt iets niet zoals verwacht? Neem gerust contact met ons op via support@paperbox.ai of klik op onze supportbubbel rechtsonder in het scherm.