Om e-mails te kunnen uitlezen en verwerken in Paperbox, moet je Paperbox eerst toegang geven tot Microsoft 365. In het onderdeel Authenticatie van de Microsoft Connector kies je hoe Paperbox toegang krijgt tot jullie mailboxen.
Tip vooraf: voor optie 2 en optie 3 heb je meestal iemand nodig met Microsoft Entra admin access (vaak IT of een externe IT-partner).
Stap 1 — Ga naar het authenticatiescherm
Navigeer naar Workspace Instellingen via het menu rechtsboven (profielfoto).
Open Connectors en klik Connector aanmaken.
Geef de connector een naam, kies als type: Microsoft 365.
Je komt op Authenticatie, met 3 opties.
Stap 2 — Kies je authenticatiemethode
Optie 1 — Meld u aan als Individuele Gebruiker (Gedelegeerde Toegang)
Wanneer gebruiken?
Ideaal voor persoonlijke of kleine teamscenario’s, of om snel te starten.
Wat betekent dit?
Paperbox werkt namens de ingelogde gebruiker en kan alleen bij mailboxen waar die gebruiker zelf toegang toe heeft.
Heel belangrijk — geen toegang tot persoonlijke mailboxen van anderen
Bij gedelegeerde toegang heeft Paperbox géén toegang tot de persoonlijke mailboxen van andere gebruikers waar jouw account geen rechten op heeft. Met andere woorden: Paperbox kan in deze modus niets zien wat jij zelf ook niet kunt openen. (Microsoft Learn)
Zo stel je het in
Klik Meld u aan met uw Microsoft 365-account.
Log in en geef toestemming.
Na succesvolle connectie keer je terug naar Paperbox; je ziet dat de connector verbonden is via het ingelogde account.
Let op
Als deze gebruiker wordt verwijderd of rechten verliest, kan Paperbox de mailbox(en) niet meer uitlezen via deze connectie.
Gedeelde mailboxen/folders werken enkel als de ingelogde gebruiker daar expliciet toegang toe heeft (bv. gedeeld/delegated). (Microsoft Learn)
Optie 2 — Verbind voor Hele Organisatie (Admin-toegang)
Wanneer gebruiken?
Ideaal voor geautomatiseerde verwerking op organisatieniveau (niet afhankelijk van één gebruiker).
Wat betekent dit?
Dit is een “app-only” (organisatiebrede) toegang: Paperbox krijgt toegang als applicatie, los van een ingelogde gebruiker. (Microsoft Learn)
Zo stel je het in
Klik Verleen admin-toestemming voor organisatie.
Log in met een Entra/IT admin account en geef toestemming.
Keer terug naar Paperbox; de connector is nu organisatiebreed geautoriseerd.
Beveiliging / scope (aanrader)
Standaard kan app-only toegang breed zijn. Wil je strakkere controle, beperk Paperbox dan tot enkel de mailboxen die je expliciet toestaat via een mail-enabled security group + Application Access Policy. (support.paperbox.ai)
Optie 3 — Gebruik Uw Eigen Azure App-Inloggegevens
Wanneer gebruiken?
Voor organisaties die liever zelf de Microsoft Entra app-registratie beheren (machtigingen, secret/certificaat, rotatie, auditing), en waar IT een “eigen app” vereist.
Wat betekent dit?
Ook dit is app-only toegang (client credentials flow): Paperbox authenticatie gebeurt met de identiteit van jullie eigen Entra app, zonder interactieve login. (Microsoft Learn)
Zo stel je het in:
Activeer Gebruik Uw Eigen Azure App-Inloggegevens.
Vul de gegevens in die Paperbox vraagt vanuit jullie Entra app-registratie (bv. Tenant ID, Client ID en een secret).
Laat IT de juiste Microsoft Graph-machtigingen toekennen en admin consent verlenen.
Controleer of de connectie in Paperbox succesvol is.
Scope beperken (aanrader)
Net zoals bij optie 2 kan je toegang beperken tot een set mailboxen via een Application Access Policy. (support.paperbox.ai)
Stap 3 — Volgende stappen na authenticatie
Na het verbinden configureer je:
Welke mailboxen Paperbox mag uitlezen.
Instroomregels (naar welke Paperbox Inbox mails gaan).
Uitstroomregels (wat er met mails gebeurt na acties zoals goedkeuren/terugsturen/verwijderen). (support.paperbox.ai)
Veelvoorkomende vragen en issues
“Ik zie geen organisatie-optie / ik kan geen admin consent geven.”
Dan ben je waarschijnlijk niet ingelogd met een account dat Entra/Exchange admin rechten heeft.“De connector is verbonden, maar ik zie nog geen e-mails.”
Het opstarten kan enkele minuten duren na connecteren.“Kan Paperbox bij mailboxen van collega’s via optie 1?”
Nee, niet bij persoonlijke mailboxen waar de ingelogde gebruiker geen rechten op heeft. Optie 1 blijft binnen de toegangsrechten van die gebruiker. (Microsoft Learn)
Hulp Nodig?
Als je vastloopt of merkt dat iets niet goed werkt, neem dan gerust contact met ons op via [email protected] of klik op onze supportbubbel rechtsonder in het scherm.