Om aan de slag te kunnen met Paperbox is het belangrijk dat je de juiste mailboxen connecteert. In dit artikel beschrijven we alle stappen die genomen moeten worden om Microsoft Outlook juist te koppelen.
Alvorens je start met het opzetten van de connectie is het belangrijk om de persoon te vinden binnen jullie bedrijf die Microsoft Entra Admin access heeft. Niet elke persoon heeft toegang tot alle mailboxen en daar is het belangrijk die persoon te vinden en samen door volgende stappen te gaan.
❗️ Microsoft Entra Admin access zit vaak bij de personen van IT of je externe IT partner. Vraag zeker intern na want zonder die toegang lukt het niet.
Als je zelf toegang hebt, of de persoon hebt gevonden kan je, al dan niet in een meeting met een Paperbox persoon, de volgende stappen nemen om de connectie te leggen.
Navigeer naar de Workspace Instellingen via het menu rechtsboven (profielfoto)
In de Workspace instellingen kies het Connector icoontje aan de linkerkant.
Selecteer "Connector aanmaken" om een nieuwe connectie toe te voegen.
Geef de connector een naam, bv. Microsoft, en selecteer als <type> Microsoft 365 AD uit de lijst. Vervolgens klik je op wijzigingen opslaan en daarna op de knop Verbinden met Microsoft 365.
Klik op de knop verbinden met Microsoft 365 en log in met de correct gegevens. Na het inloggen kan het zijn dat je Paperbox als applicatie moet toestaan.
Na het successvol connecteren van Microsoft keer je terug naar Paperbox en zou de knop moeten tonen "Verbonden met Paperbox" - sla je connectie op door rechtsboven op Wijzingen opslaan te klikken.
Het uitlezen en verschijnen kan een aantal minuten duren omdat de achterliggende connectie opgestart wordt.
Eens geconnecteerd zie je onderaan nieuwe opties. Hier ga je een aantal items bepalen:
Uitgaande regels: Voor elke actie in Paperbox (Goedgekeuren, Terugsturen en verwijderen) bepaal je waar de email moet terechtkomen. Standaard wordt gekozen voor Archief, Postvak In of een aparte folder en Verwijderde items. (in volgorde van de acties)
Stel dat je de bounce folder dezelfde is al de inflow (e.g. Postvak IN), dan worden mails teruggeplaatst als 'gelezen' en daarna niet verder verwerkt door Paperbox. Tip: De gebruiker kan ze manueel op ongelezen zetten om ze opnieuw in Paperbox te krijgen.Inkomende regels: Hier bepaal je in welke Paperbox Inbox de mails moeten terechtkomen. In Paperbox heb je bv. een Schade, Productie, Scan-Schade,... en per geconnecteerd e-mailadres kan je hier de box bepalen. Bij Target Inbox kies je de Paperbox Inbox. De velden Tag.& Documenttype mag je leeg laten.
De connector kan op Actief geplaatst worden als je wilt starten, of indien je liever afstemt kan dat in overleg met iemand van Paperbox.
Als laatste stap de wijzigingen opslaan, rechtsboven, en that's it! Je kan starten met het verwerken van e-mails in Paperbox.
Hulp Nodig?
Als je vastloopt of merkt dat iets niet goed werkt, neem dan gerust contact met ons op via [email protected] of klik op onze supportbubbel rechtsonder in het scherm.