Alvorens je begint met deze gids check je best zelf even of je al een Microsoft 365 verbinding hebt opgezet. Zo niet kan je deze gids volgen hoe je dat doet.
Toevoegen van mailboxen
Als je eenmaal de Microsoft Connector hebt openstaan zie je onderaan nieuwe opties. Je klikt op "Verbonden mailboxes aanpassen"
Je kiest een aantal mailboxen die je wilt gaan uitlezen. Zoals een specifieke gebruiker of een gedeelde mailbox. Daarna klik je op "Bevestigen"
Instroom regels configureren
1. Maak een instroom regel
Hier bepaal je in welke Paperbox Inbox de mails moeten terechtkomen. In Paperbox heb je bijvoorbeeld een Schade, Productie, Scan-Schade, ... en per geconnecteerd e-mailadres kan je hier de box bepalen. Bij Target Inbox kies je de Paperbox Inbox.
Voor persoonlijke mailboxen, zet Inflow Filtering aan.
Dit zorgt ervoor dat interne mails of mails die niet van klanten, maatschappijen, experten en advocaten komen niet zullen verder verwerkt worden in Paperbox.
Optioneel kan je het volgende nog instellen op de regel:
Document Type → Trek alle mails meteen binnen onder een specifiek documents type.
Tag → Zet een tag op een mail.
Metadata Types → Zet interne metadata op een document die bedoeld is voor de verwerking, anders te doen verlopen of integraties met orchestratie- en doelsystemen.
2. Zet een start datum van je regel
Je kan daarna ook een tijdstip kiezen vanaf wanneer we de mailbox uitlezen via "E-mails verwerken vanaf", dit gebeurt op basis van de ontvangst datum van de ontvangen mail. Bijvoorbeeld als je die op de datum van vandaag zet lezen wij alle mails uit die vandaag ontvangen zijn geweest.
🛑 Paperbox maakt geen gebruik van de status gelezen/ongelezen. Het systeem gebruikt een verborgen interne markering. Zodra een e-mail verwerkt is, kan deze niet opnieuw verwerkt worden, tenzij hij naar een andere map wordt verplaatst die wij ook uitlezen.
3. Activeer je nieuwe regel
Deze regel moet op Actief geplaatst worden als je wilt starten met deze folder uit te lezen, of indien je liever afstemt kan dat in overleg met iemand van Paperbox.
4. E-mails opnieuw verwerken
Om een e-mail opnieuw te verwerken, verplaats je deze naar een andere map. Paperbox behandelt de e-mail dan als nieuw en past de importregel opnieuw toe.
Voorbeelden van gebruikssituaties:
Als een e-mail die teruggestuurd is, verplaatst wordt naar een andere map dan de map waaruit Paperbox e-mails leest (Postvak IN), kan de e-mail opnieuw verwerkt worden door deze terug te slepen naar het Postvak IN-folder.
Als een teruggestuurde e-mail wordt verplaatst naar een map die Paperbox al verwerkt (bijv. terug naar de Postvak IN), moet er een extra folder geconfigureerd worden (bijv. “Opnieuw verwerken door Paperbox”) waar de e-mail naartoe gesleept kan worden voor herverwerking.
Uitgaande stroom configureren
Er kunnen ook acties geconfigureerd worden binnen Paperbox die niet alleen betrekking hebben op je doelsysteem zoals Brio of Salesforce, maar ook de mailbox waaruit de mail is gelezen.
🛑 Alleen e-mails die gelezen zijn door de Paperbox Microsoft 365 verbinding worden verwerkt door de uitgaande stroom configuratie. Handmatige uploads of e-mails afkomstig van een andere bron worden niet beïnvloed door de configuratie.
Standaard-ingestelde bestemmingen
Voor elke actie in Paperbox (Goedgekeuren, Terugsturen en verwijderen) bepaal je waar de e-mail moet terechtkomen in je mailbox. Standaard wordt gekozen voor Archief, Postvak IN of een aparte folder en Verwijderde items. (in volgorde van de acties). Dit geldt dan voor alle mails die verwerkt worden.
Stel dat je de bounce folder dezelfde is al de inflow (e.g. Postvak IN), dan worden mails teruggeplaatst als 'gelezen' en daarna niet verder verwerkt door Paperbox.
Specifieke uitgaande regels
Voor elke actie en documenttype kan er nog een specifieke regel ingesteld worden. Je kan bijvoorbeeld kiezen om de mail te forwarden door een email in te stellen bij "e-mail ontvangers". Daarnaast kan je ook een andere doelmap kiezen waartoe de e-mail zal gesleept worden.
Het configureren doe je zo:
Ga naar uitgaande mapping → Uitgaande regel toevoegen
Kies een Inbox
Kies optioneel een document type
Kies een actie (Goedkeuren, Verwijderen of Terugsturen)
Kies een folder in je mailbox als bestemming waar de mail moet terechtkomen.
Kies optioneel email adressen waarnaartoe de mail moet geforward worden vanuit je mailbox
Voorbeelden
Voorbeeld 1 – Verplaats een mail naar een folder
Document Type: /
Action: Verwijderen
Destination Folder: "Verwijderde items"
Forward To: /
Voorbeeld 2 – Doorsturen bij een terugstuuractie
Document Type: /
Action: Terugsturen
Destination Folder: /
Forward To: [email protected]
🛑 Als geen uitstroom geconfigureerd is dan, zal Paperbox geen acties ondernemen vanuit je mailbox.
E-mail Categorieën
Je kan ervoor kiezen om een categorie op een mail te zetten afhankelijk van welke actie er is ondernomen binnen Paperbox. Dit verhoogt de visibiliteit in je mailbox wat verwerkt is en op welke manier.
Opties
De volgende categorieën kunnen aangezet worden voor de volgende acties in Paperbox:
Goedkeuren
Verwijderen
Terugsturen
Hoe ziet die categorie er uit in mijn mailbox?
Het formaat begin met een Paperbox icoon 📨.
Gevolgd door een status tekst: Goedgekeurd, verwijderd of teruggestuurd.
Dit zal in de taal zijn die geconfigureerd staat van de Paperbox omgeving (niet die van de gebruiker)
Voorbeeld:
📨 Approved (English)
📨 Approuvé (French)
Automatisch teruggestuurde e-mails
E-mails dat bij ons gevlagd worden als een item die niet verwerkt kan worden zal die een categorie "📨 Teruggestuurd" krijgen en een extra categorie met de reden.
Voorbeeld in Outlook:
Samengevat
Er zijn verschillende mogelijkheden die we samen kunnen gaan instellen om de juiste interacties te doen met je mailbox en je team.
Hulp Nodig?
Als je vastloopt of merkt dat iets niet goed werkt, neem dan gerust contact met ons op via [email protected] of klik op onze supportbubbel rechtsonder in het scherm.