Een kort artikel om beter te begrijpen en te ontdekken waarom een document (on)juist is gekoppeld of verwerkt is geweest.
Als je denkt dat je document onjuist is gekoppeld of verwerkt en je wilt begrijpen waarom dit is gebeurd, is er een eenvoudige manier om dit te achterhalen.
Belangrijk
Het Archief in Paperbox is alleen zichtbaar voor gebruikers met beheerdersrechten. Als je deze sectie niet ziet, neem dan contact op met je teamleider of beheerder om toegang te krijgen.
Hoe traceer je een document?
Zorg ervoor dat je de details van de e-mail bij de hand hebt (onderwerpregel, dossiernummer, enz.).
Navigeer vervolgens naar het Archief in Paperbox.
Wat vind je in het Archief?
In het Archief kun je alle documenten vinden die door Paperbox of gebruikers op het platform zijn verwerkt. Dit is niet alleen een gemakkelijke manier om te controleren wat er is gebeurd, maar ook om beter te begrijpen welke soorten documenten geautomatiseerd kunnen worden. Lees hier meer over automatisering.
Gebruik de zoekbalk (1) om een specifiek document te vinden door het onderwerp, de ontvanger, de afzender, enz. in te voeren. Je kunt ook aanvullende filteropties gebruiken, zoals:
Alle acties opnemen (Goedgekeurd, Verwijderd, Teruggestuurd)
Specifieke tags opnemen of uitsluiten
Binnen een specifieke periode zoeken (aanbevolen)
Daarnaast kun je de Documenttypes (2) gebruiken als snelle filters om bepaalde documenten uit te lichten.
Resultaten bekijken
Na het zoeken verschijnen de resultaten, en je ziet meteen welke gebruiker elk document heeft goedgekeurd. In het onderstaande voorbeeld zie je dat de eerste twee resultaten handmatig zijn goedgekeurd door de gebruiker Maarten, en het laatste automatisch is goedgekeurd door Paperbox.
Wat te doen als een fout wordt gevonden/ gemaakt is?
Afhankelijk van wat er precies mis is met het document, kun je:
Contact opnemen met de persoon die het document heeft goedgekeurd.
Klikken op het document om de details nader te bekijken.
Als je denkt dat het document vanuit Paperbox anders gelabeld of gecategoriseerd had moeten worden, kun je altijd contact opnemen met ons supportteam of bespreken met je Customer Success Manager.
Met deze stappen kun je eenvoudig fouten traceren en begrijpen waarom een document op een bepaalde manier is verwerkt. 😊