De widget Automatiseringsknelpunten in de Analytics-sectie helpt je beter te begrijpen wat voorkomt dat Paperbox meer tijd van je team kan besparen en herverdelen.
💡 Tip: Als je de widget Automatiseringsknelpunten niet kunt zien in je Analytics-sectie, heb je mogelijk geen Admin-toegang. Neem contact op met je interne beheerder om toegang te krijgen. Zodra je toegang hebt, zou de widget zichtbaar moeten zijn.
Voordat je begint
Zorg ervoor dat je ons artikel over Analytics hebt gelezen om de definities en weergegeven informatie beter te begrijpen.
Selecteer een specifieke Inbox, bij voorkeur voor één kantoor of team.
Kies een kort datumbereik, zoals Vandaag of Gisteren, om gericht te analyseren.
Filter vervolgens de Automatisering eruit als deze niet al zichtbaar is. Door de overblijvende percentages te analyseren, kun je snel verbeterpunten identificeren.
Wat betekenen de statistieken?
Classificatiezekerheid
In ons voorbeeld zouden we de automatisering met 8% kunnen verhogen door de documentdrempel iets te verlagen (drempels worden ingesteld per documenttype).
Het verlagen van de drempel kan het aantal onjuist geclassificeerde documenten vergroten.
Echter, als het verlagen van de drempel de automatisering met 8% verhoogt terwijl slechts 2% extra onjuist wordt geclassificeerd, behaal je nog steeds een significante verbetering van 6%.
💡 Advies: Raadpleeg je Customer Success Manager voor aanvullend advies over het aanpassen van drempels.
Masterdata-gegevens
Het gedeelte Masterdata vertegenwoordigt het volume waarin Paperbox geen data automatisch kon koppelen aan een veld. Om dit beter te begrijpen:
Navigeer naar het Archief en filter op "Goedgekeurde" documenten.
Zoek naar documenten die door teamleden zijn afgehandeld. Je kunt zien wie een document heeft afgehandeld in de kolom Goedgekeurd door.
Wanneer je een document vindt dat door een teamlid is afgehandeld:
Controleer wat er ontbrak. Was er enige context die Paperbox had kunnen gebruiken zoals een dossiernummer, schadenummer, polisnummer? En zat dat nummer ook in jouw database, gekoppeld aan de juiste persoon? Noteer dit en deel het met je Customer Success Manager.
Als er geen context was, kan het een e-mail zijn die echt een handmatige beoordeling en menselijke betrokkenheid vereiste.
Archiefanalyse
Een andere effectieve manier om de handmatige acties van je team te bekijken, is door in het Archief het totale aantal verwijderingen te controleren. Elke inkomende volume die handmatig wordt verwijderd, beïnvloedt het automatiseringspercentage.
Opvallende trends: Zie je veel advertentie-e-mails, spam of automatische afwezigheidsmeldingen binnenkomen? Overweeg dan om onze regels aan te passen, zodat deze automatisch worden verwijderd.
Bijvoorbeeld:
Als er gisteren 100 documenten zijn verwerkt en de verwijderingspagina toont 15 handmatige verwijderingen, is het maximale volume dat Paperbox kon automatiseren 85% (in dit voorbeeld zonder rekening te houden met andere parameters).
Met deze stappen kun je gericht verbeterpunten identificeren en de automatisering optimaliseren. Neem contact op met je Customer Success Manager voor verdere hulp of advies. 😊