Cet article explique comment configurer et utiliser les Règles d'automatisation dans Paperbox.
Les règles d'automatisation vous permettent de traiter automatiquement les documents entrants en fonction de critères de correspondance spécifiques. Au lieu de traiter chaque fichier manuellement, vous pouvez configurer des règles pour définir exactement ce qui se passe au moment où un document arrive dans votre boîte de réception.
1. Quelles actions une règle peut-elle effectuer ?
Avant de créer une règle, vous devez décider de ce qui doit se passer lorsqu'un document répond à vos critères. Vous pouvez configurer une règle pour automatiquement :
Classifier : Attribuer un type de document spécifique. Par exemple, si un document répond aux critères "Mail d'un Expert", il peut être automatiquement classé sous le type de document "Expert".
Définir un Tag ou des Métadonnées : Attacher des tags spécifiques ou des métadonnées personnalisées au document.
Rejeter (Bounce) ou Supprimer : Rejeter ou supprimer complètement le document de la boîte de réception.
Si vous choisissez de classifier, de taguer ou d'ajouter des métadonnées, vous devrez faire votre sélection parmi les types de documents, tags ou métadonnées qui sont déjà configurés dans votre boîte de réception.
2. Comment créer une Règle d'automatisation ?
Rendez-vous dans votre Paramètres de l'espace de travail pour commencer. Vous disposez de trois méthodes différentes pour créer une règle, selon le niveau de personnalisation dont vous avez besoin :
Option A : Utiliser une Règle Globale prédéfinie (Modifier et Utiliser)
L'option la plus rapide. Idéale si vous souhaitez que Paperbox gère la logique de correspondance.
Nous proposons des Règles Globales prêtes à l'emploi. Par exemple, la règle "Mail d'un Expert" contient des centaines de critères en arrière-plan basés sur les informations de l'expéditeur.
Vous conservez notre liste prédéfinie de critères.
Paperbox met continuellement à jour cette logique en arrière-plan, de sorte que la règle reste très précise au fil du temps.
Il vous suffit de choisir l'action que vous souhaitez déclencher et d'enregistrer. La règle est active immédiatement.
Option B : Utiliser une Règle Globale comme Modèle (Template)
L'option personnalisable. Idéale si nos préréglages sont proches de vos besoins, mais nécessitent quelques ajustements.
Si vous aimez le fonctionnement d'une Règle Globale mais que vous devez modifier quelques détails, vous pouvez la dupliquer en tant que modèle.
Vous commencez avec les critères de base de la Règle Globale.
Vous obtenez un contrôle total pour ajouter ou supprimer des conditions (comme ajuster les objets d'e-mails, des destinataires spécifiques ou des métadonnées personnalisées).
Une copie personnalisée est générée dans les règles de votre boîte de réception pour que vous puissiez la modifier à tout moment.
⚠️ Important : Lorsque vous utilisez une règle comme modèle, elle vous appartient entièrement et se détache de notre liste globale. Si Paperbox met à jour les critères globaux par défaut ultérieurement, votre règle basée sur un modèle ne se mettra pas à jour automatiquement. C'est le compromis pour avoir un contrôle manuel total.
Option C : Commencer entièrement de zéro
L'option entièrement manuelle. Idéale pour des flux de travail très spécifiques et uniques.
Vous n'êtes pas limité à nos préréglages. En cliquant sur Ajouter nouveau (Add New), vous ignorez complètement les Règles Globales.
Vous commencez avec une page blanche et aucun critère de correspondance.
Vous construisez les conditions exactes dont vous avez besoin depuis le début.
Vous associez ces conditions à vos actions préférées.