Lorsqu'un document arrive dans Paperbox — qu'il s'agisse d'un e-mail, d'un PDF ou d'une lettre scannée — il doit être associé au bon dossier. La liaison automatique s'en charge, sans intervention manuelle.
Comment ça fonctionne
Paperbox lit tout ce qui est disponible dans le document : l'objet et le corps de l'e-mail, ainsi que le contenu des pièces jointes. Pour les documents scannés ou les PDF autonomes sans e-mail, Paperbox extrait le texte directement depuis les pages. De tout cela, le système extrait tout ce qui pourrait identifier un dossier : noms, numéros de police, références de sinistre, plaques d'immatriculation, et plus encore. Il recherche ensuite l'ensemble de ces éléments simultanément dans vos données de référence.
Plus les indices pointent vers le même dossier, plus le système est confiant. Un document contenant à la fois un numéro de police et un nom de client correspondant au même dossier constitue une preuve bien plus solide qu'un seul de ces deux éléments.
Quand il y a une correspondance claire
Si un dossier se démarque clairement de tous les autres, Paperbox associe le document automatiquement avec un niveau de confiance élevé. Aucune action n'est requise de votre côté.
Quand c'est ambigu
Parfois, plusieurs dossiers semblent être une correspondance possible. Dans ce cas, un arbitre IA examine le document et les candidats, et prend une décision sur la base du contexte complet du document — comme le ferait un collègue expérimenté. S'il parvient à une conclusion suffisamment certaine, le document est associé.
Quand aucune correspondance n'est trouvée
Si Paperbox ne parvient pas à identifier un dossier correspondant — parce qu'aucun résultat n'a été trouvé ou parce que l'arbitre IA n'était pas suffisamment certain — le document est signalé pour traitement manuel. Vous pourrez toujours voir exactement ce qui a été recherché et pourquoi aucune association n'a été effectuée.
Ce que vous voyez
Chaque décision de liaison est accompagnée d'une explication claire : quelles informations ont été trouvées, à quel dossier elles ont été associées, et quel est le niveau de confiance du système. Cela est visible directement dans l'interface Paperbox.