Dit artikel legt uit hoe je Automatisatieregels in Paperbox configureert en gebruikt.
Automatisatieregels laten je toe om inkomende documenten automatisch te verwerken op basis van specifieke criteria. In plaats van elk bestand manueel te verwerken, kan je regels instellen die precies bepalen wat er gebeurt op het moment dat een document in je inbox belandt.
1. Welke acties kan een regel uitvoeren?
Voordat je een regel maakt, moet je beslissen wat er moet gebeuren wanneer een document aan je criteria voldoet. Je kan een regel instellen om automatisch te:
Classificeren: Wijs een specifiek documenttype toe. Bijvoorbeeld: als een document voldoet aan de criteria voor "Mail van Expert", kan het automatisch geclassificeerd worden als het documenttype "Expert".
Tag of Metadata instellen: Voeg specifieke tags of aangepaste metadata toe aan het document.
Weigeren (Bounce) of Verwijderen: Wijs het document af of verwijder het volledig uit de inbox.
Als je ervoor kiest om te classificeren, te taggen of metadata toe te voegen, moet je kiezen uit de specifieke documenttypes, tags of metadata die al in je inbox zijn ingesteld.
2. Hoe maak je een Automatisatieregel aan?
Ga naar je Workspace instellingen om te beginnen, je vindt de automatisatieregels terug bij elke inbox. Je hebt drie verschillende manieren om een regel op te bouwen, afhankelijk van hoeveel maatwerk je nodig hebt:
Optie A: Gebruik een vooraf ingestelde Globale Regel (Bewerken & Gebruiken)
De snelste optie. Ideaal als je wil dat Paperbox de logica achter de schermen beheert.
We bieden standaard vooraf gebouwde Globale Regels aan. De regel "Mail van Expert" bevat bijvoorbeeld honderden criteria op de achtergrond, gebaseerd op informatie van de afzender.
Je behoudt onze vooraf ingestelde lijst met criteria.
Paperbox updatet deze logica continu achter de schermen, zodat de regel doorheen de tijd uiterst nauwkeurig blijft.
Je kiest simpelweg de actie die je wil triggeren en slaat op. De regel is meteen actief.
Optie B: Gebruik een Globale Regel als Template
De aanpasbare optie. Ideaal als onze presets in de buurt komen, maar nog een paar kleine aanpassingen nodig hebben.
Als de werking van een Globale Regel je aanstaat, maar je wil enkele details wijzigen, kan je deze dupliceren als een template.
Je start met de basiscriteria van de Globale Regel.
Je krijgt volledige controle om voorwaarden toe te voegen of te verwijderen (zoals het aanpassen van e-mailonderwerpen, specifieke ontvangers of eigen metadata).
Er wordt een aparte kopie gegenereerd in je inboxregels, die je op elk moment kan aanpassen.
⚠️ Belangrijk: Wanneer je een regel als template gebruikt, wordt deze volledig van jou en wordt hij losgekoppeld van onze globale lijst. Als Paperbox later de standaard globale criteria updatet, zal jouw template-gebaseerde regel niet automatisch mee-updaten. Dit is de afweging voor het hebben van volledige manuele controle.
Optie C: Begin helemaal vanaf nul
De volledig manuele optie. Ideaal voor zeer specifieke, unieke workflows.
Je bent niet beperkt tot onze presets. Door op Nieuwe toevoegen (Add New) te klikken, sla je de Globale Regels volledig over.
Je start met een blanco canvas en zonder vooraf ingestelde criteria.
Je bouwt de exacte voorwaarden die je nodig hebt van de grond af op.
Je koppelt die voorwaarden aan de acties van jouw voorkeur.